Les méthodologies lean et agiles permettent de développer des applications mobiles en un temps record, grâce au travail collaboratif d'équipes interdisciplinaires sur des cycles de développement courts. La conception produit se fait alors en parallèle et non plus en amont comme c'est le cas dans le modèle waterfall.

Cela pose de nouveaux challenges. Comment itérer efficacement sur des points de conception comme le design et l'expérience utilisateur ? Comment faire pour s'assurer que tous les membres de l'équipe sont alignés sur la même vision du produit, sachant qu'elle est amenée à évoluer en cours de route ?

La méthodologie Lean UX, sur laquelle nous nous basons à BAM, apporte des éléments de réponse à ces questions, ainsi que des outils pour les mettre en oeuvre. Aujourd'hui je vais entrer dans le détail de l'un d'entre eux - et à mon avis le plus efficace - l'Atelier UX.

Qu'est-ce qu'un Atelier UX ?

L'atelier UX est un moment collaboratif de l'équipe où elle répond à une problématique précise concernant l'expérience utilisateur de son produit : nouvelle fonctionnalité à concevoir, retours utilisateurs à intégrer, itération sur une fonctionnalité existante, etc.

Le but d'un atelier est de produire : il ne s'agit pas de simplement discuter, mais de travailler ensemble (souvent au travers d'exercices créatifs et ludiques), et d'en sortir avec des résultats tangibles (wireframes, fonctionnalités priorisées, écrans nouveaux ou mis à jour etc.) qui soient implémentables rapidement.

Qu'est-ce que ça apporte ?

Le principal avantage d'un atelier UX, c'est la création de valeur immédiate. La collaborativité permet de fluidifier le processus créatif en tirant profit de la vision, des retours et de l'expertise métier de chaque membre de l'équipe - Product Owner, UX designer, Scrum Master, et développeurs : les propositions de solutions sont foison, et les meilleures sont identifiées plus rapidement. En validant au fur et à mesure, le Product Owner permet à l'équipe d'avancer plus rapidement.

La conséquence de tout cela, c'est l'alignement immédiat de l'équipe à la nouvelle direction prise par le produit, qu'elle soit d'ordre esthétique ou fonctionnelle. Chaque membre y adhère d'autant plus facilement qu'il a pris part à sa création.

Quand faire un atelier UX ?

Comme mentionné plus haut, le but d'un atelier UX est de produire. Pour cela il faut savoir exactement à quelles questions l'équipe souhaite répondre, et sous quelle forme.

Si vous vous posez l'une des questions suivantes, c'est probablement que vous avez besoin d'un atelier UX :

• Quel sera le parcours utilisateur sur un nouveau produit ?
• Comment est-ce qu'une nouvelle fonctionnalité va s'intégrer à l'expérience utilisateur existante ?
• Comment intégrer les derniers retours utilisateurs ?
• Mes utilisateurs se perdent dans l'application : comment améliorer la navigation ?
• A quoi vont ressembler les prochains écrans qui vont êtres développés ?
• Quelles fonctionnalités doivent être implémentées dans les semaines à venir, et sont-elle bien précisées ?

Et concrètement, comment ça se passe ?

Il existe autant de façons de dérouler un atelier UX qu'il existe d'entreprises pratiquant les méthodologies Lean. Cependant, elles suivent toutes les mêmes grands principes. Voici quelques conseils pour que vos ateliers UX soient fluides et productifs.

Définir précisément le sujet et le résultat attendu de l'atelier

Si vous avez programmé un atelier UX, c'est que vous vous posez une des questions citées plus haut. Ne vous arrêtez pas là : découpez la en points ou en étapes que vous pourrez traiter un à un. Plus vous serez spécifiques et plus vos solutions seront concrètes.

Pensez aux solutions auxquelles vous souhaitez arriver à la fin de l'atelier, et à quelles formes elles doivent prendre, comme par exemple :

• wireframes de nouveaux écrans
• écrans existants mis à jour
• nouvelles "users stories" écrites et priorisées
• arbre de navigation

Allez encore un peu plus loin : faites une checklist de tout ce qu'une solution doit respecter pour être considérée finalisée - choix de couleur, d'icônes, tailles d'écran ou utilisateurs concernés, types de messages d'erreur, nombre de clics pour atteindre un élément etc. Plus vous serez précis et plus vos solutions seront implémentables rapidement.

Dans un exemple récent, le produit que je développe avec l'un de nos clients s'est heurté à la problématique suivante : les tests utilisateurs soulèvent qu'une fonctionnalité clé de l'application n'est pas du tout intuitive. Cependant, après explications, les utilisateurs sont enthousiasmés par la fonctionnalité.

Nous jugeons donc nécessaire de la refondre pour la rendre plus intuitive, avec des actions plus visibles, et une hiérarchie des informations plus claire. Pour savoir exactement quelle forme ces solutions doivent prendre, nous programmons un atelier UX. À la fin de cet atelier, nous voulons avoir des wireframes de l'écran refondu pour pouvoir créer les maquettes associées, ainsi que les user stories correspondantes pour être prêts à commencer le développement.

Inviter les bonnes personnes

Pour savoir qui doit participer à un atelier UX, posez-vous ces deux questions :

• Est-ce que tous les membres de l'équipe sont représentés ? Dans l'idéal, pour s'assurer de l'alignement de tous ses membres, il faudrait que toute l'équipe soit présente. Or ce n'est pas toujours possible - et pas toujours souhaitable si celle-ci est trop large. Il faut alors qu'au moins un représentant de chaque discipline - technique, design ou autre - de l'équipe soit présent. Celui-ci se doit ensuite d'informer ses pairs des décisions prises pendant l'atelier.
• Avez-vous accès à toutes les expertises métier nécessaires à la résolution de votre problème ? Parfois, l'équipe n'a pas toutes les connaissances nécessaires pour répondre à certains sujets. Il ne faut pas hésiter à inviter tout expert métier externe qui pourrait contribuer à l'atelier. Il est également souhaitable d'inviter toute partie prenante au projet ayant une influence sur la chaîne de décision, toujours dans le but de fluidifier la validation et d'être aligné sur un même objectif.

Pour l'atelier UX de l'exemple précédent, sont invités : un développeur (qui représente l'équipe technique, et qui est là pour s'assurer de la faisabilité technique des solutions apportées), le Scrum Master, le designer UX (moi-même) et le Product Owner (mon client, qui porte la vision du produit et une partie de l'expertise métier).

Nous invitons également un Stakeholder (partie prenante) qui est aussi un décideur au sein du projet. Et pour finir, nous invitons aussi un expert métier externe à l'équipe, proche des utilisateurs, et plus à même de comprendre pourquoi les solutions à l'origine implémentées n'ont pas été comprises immédiatement à l'usage.

Préparer l'atelier UX

Afin de s'assurer du bon déroulement de l'atelier, assurez vous que :

• Le lieu de rendez-vous est bien adapté. Suffisamment spacieux pour accueillir tout le monde, équipé de tout le matériel dont vous aurez besoin - tableau, stylos, projecteur, etc. - et surtout, bien réservé pour toute la durée de l'atelier, afin d'éviter les intrusions intempestives.
• L'atelier est délimité dans le temps. Se mettre une limite de temps pour atteindre ses objectifs est le meilleur moyen d'assurer l'efficacité de l'atelier, en coupant court aux digressions, quitte à en faire le sujet d'un atelier futur. Pour la plupart des sujets, 2h vous suffiront. Prévoyez plutôt 4h pour les problématiques complexes à forts enjeux.
• Les données nécessaires ont bien été rassemblées et diffusées : benchmarks, retours utilisateurs, données analytics... doivent avoir été analysés et l'équipe briefiée.
• Un ordre du jour a été dressé. Si l'atelier doit traiter plus d'une problématique, allouez un temps à chaque sujet, et traitez-les par ordre de priorité, afin de pouvoir reporter toute question mineure à un autre atelier si nécessaire.

Introduire l'atelier UX

Prenez toujours quelques minutes au début de l'atelier pour le présenter, surtout si vous avez des participants qui ne sont pas familiers avec le concept. Puis rappelez bien les questions à traiter pendant l'atelier, l'ordre du jour ainsi que les résultats attendus à la fin. Assurez-vous qu'ils sont clairs pour tout le monde avant de débuter.

Faire participer tout le monde

L'atelier UX est collaboratif. Cela permet de faire profiter à tous des expertises métier et des expériences de chacun, et d'atteindre des solutions validables immédiatement. Il faut donc être vigilant que chacun participe :

• Encouragez les plus timides à s'exprimer, et soyez vigilant à ce que personne ne garde le temps de parole trop longtemps.
• Essayez de créer un environnement de confiance où tout le monde peut donner ses idées sans avoir peur d'être jugé.
• À chaque décision prise, assurez-vous que l'ensemble de l'équipe est aligné. Ne laissez pas le groupe prendre de décisions hâtives, quitte à reporter certaines discussions à plus tard.
• Si un participant émet des réticences vis à vis d'une solution envisagée, n'hésitez pas à creuser avec lui les raisons derrière ses réserves, même s'il est le seul à en avoir : il a peut-être mis le doigt sur un point faible de la solution que personne n'avait relevé.

Pendant l'atelier, nous dessinons au tableau les solutions que nous envisageons. Pour lancer la discussion, je dessine l'écran existant. Puis je récapitule les retours utilisateurs que nous avons eu et qu'il faut que nous adressions. Je tends le stylo au Product Owner, pour qu'il puisse nous communiquer sa vision de la fonctionnalité. J'invite le Stakeholder à valider cette vision, puisque c'est lui qui porte le pouvoir de décision.

Nous commençons à proposer des solutions. J'invite chaque membre présent à apporter sa vision de la solution. À un moment, le développeur montre des signes d'hésitation. En creusant un peu plus, nous nous rendons compte que la solution jusqu'alors retenue demande une refonte trop importante de la page. Il se demande s'il n'y a pas une solution qui soit plus simple, mais qui arrive au même résultat final. Il n'arrive cependant pas à savoir quelle forme cela pourrait prendre.

Nous partons de sa remarque, et continuons à itérer. Une nouvelle solution est proposée. Je fais un tour de table pour savoir si elle convient à tout le monde. Comme c'est le cas, nous nous attaquons au point suivant.

Des exercices ludiques pour aider le processus créatif

Le but de l'atelier UX est de produire, et les résultats attendus sont souvent de l'ordre graphique (wireframes) ou fonctionnels (user stories). Cela peut effrayer certains participants n'ayant pas l'habitude des processus créatifs. Certains modes opératoires et frameworks permettent de pallier cela, en les présentant sous la forme d'exercices ludiques.

Par exemple, vous pouvez partir sur un principe de divergence / convergence : prenez dix minutes pour que chacun réfléchisse individuellement à des solutions, puis mettez les en communs. Assemblez les éléments de différentes idées, challengez-les, et itérez jusqu'à atteindre une solution acceptée de tous.

Vous pouvez aussi faire travailler tout le monde sur un support commun. Commencez avec un dessin ou un schéma (par exemple, une représentation de l'existant) et demandez à chacun de venir ajouter / retirer des éléments, en fonction de leurs expertises, de leurs observations ou des données qu'ils ont à disposition. Itérez ainsi sur le même support jusqu'à ce que tout le monde soit satisfait du résultat.

Conclure et archiver

Gardez quelques minutes à la fin de l'atelier pour passer en revue les outputs créés. Avez-vous répondu à toutes les questions définies dans l'ordre du jour ? Les solutions apportées ont-elles convaincu tous les participants ? Ont-elles toutes été formalisées correctement ? Si l'atelier a soulevé de nouvelles questions qui ont besoin de réponses rapides, programmez au plus vite un nouvel atelier avec l'équipe.

Pensez à garder trace des outputs afin de faciliter le partage et la mise à jour des membres de l'équipe non présents à l'atelier. Cela permet aussi de créer un historique du projet en montrant l'évolution de la vision produit au fur et à mesure des ateliers.

L'atelier UX est un outil de conception très puissant, car il permet en un temps relativement court de trouver des solutions à des problématiques UX souvent complexes. Ce format permet de se concentrer à chaque fois sur des questions ciblées et d'y apporter des solutions concrètes, et il peut être renouvelé souvent de sorte que tout problème mis de côté ne court pas le risque d'être repris trop tard. Il permet également d'économiser du temps de communication au sein de l'équipe, en assurant l'alignement immédiat de chaque membre à la vision du produit, et en validant les solutions tout de suite auprès du Product Owner. Grâce à cela, il est tout à fait possible d'itérer sur la conception produit et sur le design, au même titre et en parallèle de l'itération développement, le tout pour une chaîne de production plus agile, plus efficace et plus fluide.

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