Spotify, Airbnb ou Google … Les références ultimes en termes de design UX/UI sont bien souvent des interfaces B2C. Pourtant chez BAM, un tiers de nos projets design concernent ce qu'on appelle des applications métier. J’entends par là, toute application web et/ou mobile conçue dans un cadre B2B, dans le but d’améliorer la productivité de ses collaborateurs et/ou de ses partenaires professionnels. 

Ces projets, moins sexy sur le papier, se retrouvent finalement bien souvent être les plus passionnants car leur impact est très concret et rapide. Par exemple, en 2022 les équipes de BAM ont conçu un back-office visant à fluidifier la collaboration de BPI avec ses partenaires. Après 6 mois, l’outil a déjà fait passer la durée moyenne de traitement des demandes de 1 heure à seulement 15 minutes !

Cet effet est maximisé par le fait que le point de départ est souvent un logiciel daté, auquel des nombreuses briques fonctionnelles ont été ajoutées petit à petit, sans logique design. Indispensable au quotidien de leurs utilisateurs, ces solutions méritent aujourd’hui une vraie expertise UX/UI.

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Alors comment concevoir une application métier efficace et désirable pour booster la productivité au sein d’une organisation ? Cet article vous donnera les clés pour lancer votre projet, d’abord d’un point de vue UX, puis UI.

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L’enjeu UX : comprendre le métier

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Une application métier a pour caractéristique d’être intrinsèquement liée à un secteur d’activité précis : en effet, aucune organisation ne va concevoir sa propre boîte e-mail ou son éditeur de texte. Les sujets sont bien plus spécifiques : pour concevoir un outil performant, le designer va donc commencer par s’imprégner du quotidien de ses utilisateurs.

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L’étape cruciale : la recherche utilisateurs

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Pour cela, rien ne vaut une phase de recherche utilisateurs. Les méthodes peuvent-être différentes selon les contextes : étude qualitative, Go & See, shadowing, étude quantitative.

Vous trouverez ici un article dédié au choix de la méthode de recherche. 

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Chez BAM, nous utilisons principalement la méthode qualitative : il s’agit d’interviewer au moins 5 de vos potentiels utilisateurs pendant environ 45 minutes. Les questions posées doivent être ouvertes et basées sur des exemples pour éviter tout biais. 

Par exemple, nous demandons “Pouvez-vous me raconter la dernière fois que vous avez entré une facture dans le système?” plutôt que “Habituellement comment entrez-vous une facture dans le système ?”. 

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Enfin, plus l’utilisateur est dans son environnement lors de l’interview : à son poste de travail, avec ses appareils informatique, ses logiciels etc, plus nous pouvons glaner des informations sur le contexte. Notamment : observer l’écran pendant une action et prendre des captures d’écrans ou mêmes photos. 

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À la fin de cette recherche utilisateur, vous pouvez commencer le projet dans de bonnes conditions si toute l’équipe projet :

• A intégré le vocabulaire du métier concerné
• Connaît le contexte de vos utilisateurs : sont-ils dans un bureau, au calme complètement concentrés ? Ou au contraire interrompus sans arrêt, incapables de dédier plus de 5 minutes d’affilée à une tâche ?
• S’investit dans la création de la User Journey

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Prioriser vos enjeux grâce à la User Journey 

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La User Journey est un schéma visuel représentant tout le parcours utilisateur dans un cadre donné : pour effectuer une macro-tâche, sur un outil métier, ou encore au long d’une journée….). Ce n’est pas un exercice spécifique à la conception d’une application métier mais elle est particulièrement utile dans ce cadre, pour poser de manière visuelle tout ce qu’a pu observer le designer lors des interviews. 

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Pour vous lancer, commencez par lister toutes les tâches et sous-tâches réalisées par vos utilisateurs. Puis classez-les dans l’ordre chronologique sur une ligne horizontale.

Sur la ligne du dessous, associez à ces étapes, tout ce que vous avez pu relever comme difficultés rencontrées. Enfin, notez en dessous les opportunités d’améliorations associées.

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Chez BAM nous dédions toujours un atelier à la conception de cette User Journey. Pour nos clients, cela permet :

• De mieux connaître leurs utilisateurs et leurs préoccupations métiers
• De prioriser les enjeux : Quels problèmes sont les plus remontés ? Quelles opportunités sont les plus stratégiques ? 

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Une des caractéristiques des applications métier est qu’il s’agit souvent d’outils complexes, avec de très nombreuses fonctionnalités et des usages multiples. 

Dès le lancement du projet, et tout au long de la conception, bien prioriser est essentiel.

Pour cela, il faut un échange constant avec les utilisateurs.

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Itérer main dans la main avec vos utilisateurs

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Les deux étapes précédemment évoquées sont très liées à la phase de lancement de projet, mais en réalité, dans le cadre d’une immersion dans un nouvel environnement, le designer continue son apprentissage du métier tout au long de la conception du produit. 

Pour répondre le mieux possible aux besoins des utilisateurs, nous conseillons d’appliquer cette logique métier tout au long du développement. Concrètement, cela se traduit par le fait d’impliquer les utilisateurs à chaque itération. 

Différents niveaux d’implication sont possibles :

• Une conception commune avec des représentants métiers présents à chaque atelier et à chaque point de validation. Une telle implication nécessite un temps de design beaucoup plus long mais permet de gagner du temps sur les tests. 
• Une conception par les designers, plus rapide, mais qui nécessite des tests plus poussés et souvent, un re-travail lourd. 

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Enfin, concernant les tests, ce me semble particulièrement important dans le cadre d’une application métier sont les points suivants :

• Être en présentiel ou en tout cas au maximum en conditions réelles 
• Construire des protocoles de tests très concrets, avec un scénario et des vrais cas d’usage
• Donner beaucoup d’attention à l’utilisabilité et la prise en main.

Vous le constaterez dès cette étape de tests : l’UI va jouer un rôle considérable dans l’adoption et la compréhension de l’outil par les utilisateurs.

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L’enjeu UI : booster la productivité

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Quand vous pensez aux anciennes versions d’Excel, ou bien à l’intranet de votre entreprise, il y a peu de chances que vous ayez les mêmes émotions que lorsque vous pensez à votre ancien Ipod ou à votre dernière réservation sur Airbnb. Pourtant les objectifs de ces derniers produits sont bien respectivement : 

• De vous faire écouter de la musique plus simplement
• De trouver un super logement en quelques minutes.

Alors que l’UI est au cœur de la performance, comme le souligne la loi de l'utilisabilité, il a longtemps été complètement laissé de côté dans les applications métier, invisibles du grand public. Aujourd’hui, c’est un facteur de clé de réussite de votre projet métier.

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S’inscrire dans un univers familier

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Sur différents sites spécialisés, il est facile de trouver des modèles de dashboards et de tableaux. En général, ces templates ne sont pas adaptés aux applications métier : ils sont trop universels pour convenir à des logiciels aussi spécifiques et complexes. L’UX/UI designer apporte donc une vraie valeur ajoutée concernant la personnalisation. 

La première manière de personnaliser votre design est bien sûr de reprendre la charte  graphique de votre organisation. Réinjecter de la cohérence visuelle entre toutes vos plateformes comporte un réel intérêt en termes d’image de marque. Cela va renforcer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs qui vont reconnaître des codes familiers.

Cette familiarité est clé pour permettre une adoption rapide de vos utilisateurs. Comme nous l’avons vu, les phases d’UX vous ont permis de découvrir le quotidien du métier, et notamment le vocabulaire professionnel. Tout cela doit bien évidemment servir l’univers graphique que vous allez proposer à votre client. Le wording des boutons et “call-to-action” doit reprendre les mots spécifiques. 

Et cela s’étend aussi aux icônes, bien pratiques pour signaler des actions de manière raccourcie. Ainsi, au moment de la conception de votre design system (que nous verrons ci-dessous), il est toujours utile de dédier un peu de temps à vous constituer une bibliothèque d’icônes qui parlent à vos utilisateurs : par exemple un petit marteau si vous concevez un site pour des commissaires-priseurs !

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S’inspirer des leaders du marché 

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Ces références spécifiques au métier vont permettre de rassurer vos utilisateurs. En plus de cela, en fonction de leurs usages web et mobiles, vous allez pouvoir aller piocher les meilleures interactions parmi leurs outils de prédilection.

Par exemple, si vos utilisateurs utilisent beaucoup leurs boîtes e-mails, il existe chez tous les leaders (Google, Outlook et autre) tout un système de filtres qui peut être bien utile lors de la conception d’un tableau. De plus, il existe des librairies en open-source qui vous permettront de reproduire facilement ces comportements.

De la même manière, vos benchs B2C peuvent être des sources d’inspiration : un calendrier à la Airbnb, une liste à la Spotify, un formulaire à la Leboncoin … Ce sont autant de composants et d’intéractions qui permettent aux utilisateurs de gagner un temps fou dans l’usage de ces outils, alors pourquoi ne pas s’en servir dans nos applications métier ?

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Anticiper les évolutions futures avec un design system

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Créer un design system a de nombreux avantages, notamment celui de permettre une cohérence entre toutes les pages de votre outil, quel que soit le designer ou le développeur en charge de la concevoir.

Côté utilisateurs, l’impact de cette unicité est de pouvoir apprendre beaucoup plus vite à se servir de l’outil et des nouvelles fonctionnalités qui pourront être ajoutées par la suite.

Enfin, puisque les applications métier sont des logiciels amenés à évoluer en fonction des besoins des collaborateurs, créer ce design système vous permettra d’assurer la scalabilité de votre produit dans le temps.

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Conclusion

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Finalement, la majorité des conseils et étapes développés dans cet article font partie des bonnes pratiques du design UX/UI. Tout ce process permet aux géants B2C de proposer des produits ultra-performants, rapide et répondant parfaitement aux besoins utilisateurs. Alors pourquoi pas les appliquer à votre application B2B ?

Si vous envisagez une refonte ou une création d’outils métier, l’UX/UI designer sera votre allié majeur pour vous permettre d’améliorer l’expérience globale de vos collaborateurs.

Enfin la démarche design, en encourageant la co-conception avec les utilisateurs, sera un levier déterminant pour faciliter la conduite du changement et l’adoption de l’outil au moment de sa mise en place !

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