Vous savez que vous rencontrez des problèmes, vous aimeriez comprendre pourquoi et les résoudre. Mais à la place, vous les tournez en boucle dans votre tête sans savoir quoi en penser ? Voici quelques astuces pour décortiquer un problème de manière méthodique.

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L’intention de la résolution de problème

La première clé pour commencer une résolution de problème est de s’en rappeler l’intention : l’apprentissage ! Je fais une résolution de problème pour identifier quel était le facteur qui a poussé l’erreur à être commise.Je clarifie ensuite à quel niveau je creuse l’apprentissage : moi, mon équipe, le process ? En fonction de la taille du problème, du contexte, de la motivation, je choisis par exemple de me concentrer sur ce que je peux apprendre personnellement dans l'apparition du problème. Sans m'attarder sur les autres dysfonctionnements sur lesquels je n'ai aucun contrôle.

Cela a pour effet immédiat d’être dans un état d’esprit plus constructif et pro-actif. Je considère mon environnement comme une contrainte avec laquelle je compose, plutôt que comme quelque chose que je subis.

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La définition du problème

Formuler mon problème n’est pas si simple. Qu’est-ce qui m’embête vraiment dans cette situation ? Qu’est-ce qui me motive à y réfléchir ? Je m’appuie sur différents types de problèmes : les retours des clients, l'écart de qualité, les retards, …

Et déjà, il n'est pas simple de le formuler sans y apporter de solutions ou sans joindre plusieurs problèmes à la fois. L’idée ici est de démêler les symptômes, les conséquences et le VRAI problème.

Pour ne pas rentrer dans des généralités et m’éloigner de mon problème concret, je me concentre sur un fait précis pour en tirer une amélioration locale. J’étudie éventuellement les généralisations par la suite, en étudiant l’impact que mon apprentissage pourrait avoir dans d’autres situations. Par exemple : “lundi dernier, j’ai annulé un rendez-vous avec mon manageur”

Si plusieurs problèmes se superposent, j’en choisis un seul, le plus important à mes yeux. Là encore, plusieurs thèmes m’aident à prioriser : safety, quality puis lead time, …

Pour me redonner un élan de motivation et réaliser à quel point j’ai envie de comprendre ce qui s’est passé de manière imprévue, je me rappelle les impacts ou les risques que ce problème a engendrés.

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La situation rêvée

D’accord, quelque chose a dérapé, mais quoi ? Je m’appuie sur la situation standard pour comprendre où est-ce que quelqu’un a pris un mauvais chemin.

Me baser sur une situation idéale, une théorie me permet de formaliser ensuite mes apprentissages. Sans cela, je mets moins efficacement à jour mes connaissances, mes idées puisque je ne les explicite pas !

Quand je regarde un problème de leadtime, je m’intéresse à une frise chronologique. Quand je regarde un problème de qualité, je me concentre sur les livrables et la définition d’un bon livrable à chaque étape du flux.

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Les causes qui ont engendré le problème

Maintenant que je visualise où les couacs sont apparus, je réfléchis pour comprendre pourquoi ils sont apparus. Qu’est-ce qui m’a fait, dans une situation donnée, prendre une décision que je pensais la meilleure avec les informations, le contexte, les modèles mentaux que j’avais et qui n’était en réalité pas la bonne ?

Ce ne sont que des hypothèses, des intuitions qui sont toujours dirigées par l’intention : qu’est-ce que je peux en apprendre ? Quelle idée reçue je peux mettre à jour ?

Il y a souvent plusieurs moments, plusieurs mauvaises décisions prises. En fonction de l'intention que je souhaite mettre dans ma résolution de problème, je creuse une, plusieurs, la première ou celle qui me motive le plus.

Je me fais généralement accompagner, pour cette phase délicate, de quelqu’un qui m’aide à prendre du recul, à comprendre la situation et à me remettre en question. Sinon cela m’arrive d’être biaisée, car je retombe dans mes fausses idées ou je contourne inconsciemment les causes difficiles à noter.

Lorsque je tombe sur une cause qui me crée un déclic, où je me dis “mais c’est bien sûr !” c’est bingo, j’ai mon apprentissage ! Bon, je peux continuer à fouiller, il peut y en avoir plusieurs.

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Les actions qui vont améliorer mon futur

Grâce aux causes, je sais où intervenir. Pour me protéger tout de suite, je prends une action court terme : j’éteins le feu. D’ailleurs la plupart du temps j’ai déjà pris cette action avant de me poser sur le problème. Cependant, grâce au fait de mieux comprendre ce qui a causé le problème, j’ai identifié d’autres actions à prendre rapidement.

Pour continuer à apprendre et à se construire, je réfléchis aussi à une action long terme. Qu’est-ce que la cause profonde de mon problème m’apprend et quelles actions j’ai envie d’entreprendre pour la corriger ?Si j’identifie une action claire que j’ai envie de faire, je clarifie quand je le fais, et qu’est-ce que j’en attends exactement ? Cela permet aussi de confronter le résultat que l’on espérait à la réalité et de réajuster nos causes ou nos actions et de poursuivre l’apprentissage.

En fonction de l’impact et des risques, je peux très bien choisir de ne pas prendre d’action long terme. Si aucune de mes idées de me motive, l’apprentissage en lui-même et la mise à jour de ma connaissance est déjà une bonne chose. Ce que j’ai appris, va me donner une attention sur mes prochaines prises de décisions et faire travailler mon inconscient.

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Les résultats observés

Après avoir fait les actions, je résume les résultats que j’ai obtenus. Que je les ai prévus ou non. C’est toujours motivant aussi de voir les effets secondaires et à quel point le fait de nous être penché sur cette résolution de problème nous a été bénéfique.

Si après avoir fait l’analyse de vos résultats, vous vous rendez compte que vos actions ou vos causes n’étaient pas les bonnes, commencez une nouvelle résolution de problème et chercher ce que vous devez apprendre. Le mieux est de partir d’une nouvelle page, pour garder un historique et reformuler le problème, car il a changé !

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Les personnes avec qui partager mes apprentissages

Si les résultats sont satisfaisants, j’ai envie de le partager autour de moi. Pour que les personnes de mon équipe progressent et ainsi que mon équipe soit plus performante. Cela permet aussi d’aller plus loin dans l’apprentissage pour deux raisons. D’une part, d’autres personnes auront peut-être des remarques, des conseils à me donner. D'autre part, les personnes à qui j'ai appris quelque chose m'identifieront comme étant compétente en la matière et reviendront vers moi avec de nouvelles problématiques qui me feront encore réfléchir et apprendre. Le cercle est vertueux.

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Pour conclure

En respectant ces points clés, vous tirerez des apprentissages éclairants et vous deviendrez, de fil en aiguille, de meilleures versions de vous-même. Vous pourrez les partager à vos équipes, en leur expliquant d’où ils viennent et ils vous suivront dans vos idées folles de changement. Vous construirez aussi une théorie robuste, appuyée sur l’expérience, que vous saurez transmettre clairement.

Bien sûr, vous rencontrerez toujours des problèmes, ils évolueront constamment, mais au moins, vous n'en aurez plus peur !

Si vous voulez d’autres idées d’habitudes qui vous feront apprendre des choses tous les jours, je vous invite à lire cet article.

Je serais ravie de vous aider à mener vos premières résolutions de problème, contactez-moi pour que l’on puisse les construire ensemble.

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